Con la llegada de las nuevas tecnologías y la digitalización de los procesos, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementa la firma electrónica (FIEL) o, como se conoce ahora, e.firma, y consta de varios elementos de seguridad para poder garantizar la confianza del contribuyente. La firma electrónica (FIEL o e.firma) es un archivo digital (seguro y cifrado) que sirve para identificarte al momento de realizar un trámite en el SAT o dependencias de gobierno.
Tiene la misma validez legal que la firma autógrafa, pero es digital y cifrada para que sea segura y solo el contribuyente pueda utilizarla. El archivo digital está compuesto por tres elementos: un certificado que contiene información como tu RFC, llave del archivo y la palabra clave.
Al día de hoy es esencial para el SAT y dependencias de gobierno hacer más ágil y fácil los trámites por internet mediante la firma de documentos con la e.firma. De esta manera podrás hacer trámites de forma segura sin tener que ir personalmente a las dependencias.
Cómo obtener la firma electrónica
Para tramitar por primera vez, es necesario programar una cita en el a oficina del SAT de su preferencia y acudir en la fecha y horario seleccionado. Las personas físicas deben acudir con la siguiente documentación: identificación original vigente, copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP), comprobante de domicilio fiscal, una unidad de almacenamiento (USB) y contar con correo electrónico. En el caso de las personas morales, el representante legal debe acudir a la cita con la siguiente documentación: Identificación oficial vigente, acta constitutiva, comprobante de domicilio fiscal, poder general para actos de dominio o administración, una unidad de almacenamiento (USB), contar con correo electrónico y el representante legal debe contar con e.firma vigente como persona física.
Durante el proceso para la obtención de la e.firma, el SAT recaba datos biométricos (de identidad), con la finalidad de garantizar el vínculo entre un certificado y su titular. Para concluir el trámite, el contribuyente debe asignar la palabra calve de la e.firma, la cual es muy importante la resguardan en un lugar seguro, ya que en caso de extraviarla no se puede recuperar. En el SAT te harán entrega de los archivos digitales que conforman tu firma electrónica y que se almacenarán en tu USB:
• Clave privada (.key).
• Certificado (.cer).
En caso de extraviar los archivos o la palabra clave se debe renovar acudiendo a la oficina del SAT mediante cita previa.
Uno de los documentos que tenemos que firmar al tramitar nuestra e.firma es una carta responsiva que explícitamente expone que los actos realizados con nuestra e.firma son imputables a nosotros y que si sospechamos que alguien más tiene acceso a nuestra e.firma es nuestra responsabilidad revocarla inmediatamente. La e.firma es personal e intransferible y tiene la misma validez que una firma autógrafa, por lo tanto, no la compartas con nadie, para evitar ser víctima de fraude o usurpación de identidad.
Vigencia de la Firma Electrónica
El certificado de e.firma para personas físicas y morales tienen una vigencia de 4 años. Para renovar la e.firma se puede realizar en línea desde su hogar u oficina sin necesidad de asistir a una oficina del SAT, siempre y cuando el certificado aún este vigente. Si el certificado ya no está vigente o se extravío, se debe acudir a una oficina del SAT a tramitar la renovación. La e.firma se puede revocar en cualquier momento, durante los cuatro años de su vigencia, en aquellos casos de que exista sospecha que una persona no autorizada haya tenido acceso y se corra el riesgo de que se haga mal uso de la e.firma.
SAT ID, una facilidad para renovar la e.firma en tiempos de pandemia
Debido a la pandemia del COVID-19, el SAT desarrollo una herramienta en línea, para que las personas físicas puedan tramitar la renovación de la e.firma sin necesidad de hacer el trámite presencial. El aplicativo SAT ID permite a las personas físicas renovar la firma electrónica cumpliendo los siguientes requisitos:
• Contar con los archivos clave privada, certificado (tener una caducidad menor a un año) y la palabra clave
• Identificación oficial escaneada por ambos lados
• Contar con correo electrónica y número de celular para contacto y seguimiento (remondamos usar ambos)
En el aplicativo se deben subir la información y documentación, así como también se debe confirmar su identidad con una auto grabación (video) y mencionar la frase que se solicita. Por último, se debe firmar la solicitud lo más parecido a la firma autógrafa.
Una vez que tu solicitud sea validada y autorizada por el SAT, en un plazo máximo de cinco días hábiles posteriores a la generación de tu solicitud, recibirás la autorización y un enlace, a través de los medios de contacto proporcionados (email y celular). Esta liga te ayudará a concluir el trámite para renovación de la e.firma.
Quedamos a sus órdenes para atender sus dudas sobre la firma electrónica o para incluir artículos de interés para futuras emisiones.
SAT detecta aplicaciones móviles que roban información personal
En el mes de febrero 2021 el SAT emitió un comunicado de prensa, para informar que han detectado aplicaciones móviles de gestión fiscal y contabilidad que pueden robar información personal, como la e.firma y la Contraseña.
Es importante ser cuidadosos al momento de hacer uso de los medios de identificación del SAT, para no poner en riesgo sus datos personales, que pueden llevar a vulnerar o alterar su información fiscal, por ejemplo, elaboración de facturas o solicitudes de devolución.